La géolocalisation des salariés itinérants est de plus en plus répendue en entreprise. Elle facilite la gestion des flottes de véhicules et permet un retour sur investissement important pour l'employeur. Cependant, elle reste très encadrée et son utilisation doit se faire dans le respect de la vie privée des salariés. Bien que la déclaration à la CNIL ne soit plus nécessaire lors de sa mise en place, l'installation d'un système de géolocalisation de véhicules reste soumise à des règles.
Des traceurs GPS peuvent être installés dans les véhicules des employés pour :
• Obtenir un justificatif d'un kilométrage parcouru pour facturer une prestation de transport. Exemple : les ambulances dans le cadre de la dématérialisation de la facturation.
• Assurer la sécurité du salarié, des biens ou du véhicule dont il a la charge.
• Retrouver le véhicule en cas de vol.
• Suivre le temps de travail, uniquement lorsque cela ne peut être réalisé par un autre système.
• Mieux répartir vos véhicules d'intervention disponibles à vos employés. Exemple : identifier l’employé le plus proche d’un lieu d'inervention.
• Vérifier le respect des règles d’utilisation des véhicules.
Un traceur GPS professionnel installé dans le véhicule d'un salarié ne peut pas être utilisé pour :
• Contrôler le respect des limitations de vitesse.
• Contrôler et suivre les faits et gestes d'un salarié en permanence.
Quelques cas particuilers :
• Un salarié disposant d'une liberté d'organisation de ses déplacements ne peut pas être contrôlé par un dispositif de géolocalisation de véhicules.
• Il est interdit de suivre un représentant du personnel dans le cadre de son mandat à l'aide d'un traceur GPS.
• Il est interdit de suivre un salarié hors de son temps de travail si il a le droit d'utiliser le véhicule (exemple : si le véhicule dort chez le salarié le week end).
• Un employeur ne peut pas utiliser un traceur GPS professionnel pour calculer le temps de travail, si un dispositif est déjà mis en place.
Les salariés doivent être informés avant la mise en place d'un traceur GPS dans leur véhicule professionnel.
Les salariés peuvent s’opposer à l’installation d’un traceur GPS dans leur véhicule professionnel si le dispositif ne respecte pas les conditions légales posées par la CNIL ou d’autres textes de loi.
Les employés dont le véhicule est géolocalisé doivent pouvoir accéder aux données qui les concernent (position, trajets, heures de départ etc.).
Un mode privé doit être activable pour couper la géolocalisation du véhicule si celui-ci est utilisable hors temps de travail.
L’accès aux données du traceur GPS doit être limité au personnel habilité des services concernés, à l’employeur et au personnel habilité d’un client ou donneur d’ordre auprès duquel une prestation est justifiée.
Il est interdit de communiquer le nom du conducteur à un client ou à un donneur d’ordre sauf si cette information présente un intérêt indispensable.
Pour éviter que des personnes non autorisées accèdent aux informations du traceur GPS professionnel, il est impératif de prendre des mesures de sécurité.
L’accès aux données du traceur GPS sur un site ou sur application doit se faire avec un identifiant et un mot de passe.
Les logiciels ou applications développés par des prestataires restent sous la responsabilité de l’employeur qui le utilise.
Les données envoyés par les traceurs GPS ne doivent pas être stockées plus de deux mois. Mais, elles peuvent être conservées jusqu'à 12 mois dans le cas où elles sont utilisées pour optimiser les tournées ou pour prouver des interventions effectuées. Cas particulier : les données de géolocalisation peuvent être conservées cinq ans lorsqu’elles sont utilisées pour suivre le temps de travail.
Les instances représentatives du personnel doivent être informées ou consultées avant toute décision d’installer des traceurs GPS dans les véhicules des salariés.
Chaque salarié doit sera informé :
• de l’identité du responsable de traitement
• des finalités du suivi des véhicules et de la base légale
• des destinataires des données des traceurs GPS
• de son droit d’opposition
• de la durée de conservation des données
• de ses droits d’accès et de rectification
• de la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la CNIL
Ceci peut se faire via une note de service ou par un avenant au contrat de travail.
Source de nos informations : CNIL : La géolocalisation des véhicules des salariés
